Lean implica una manera estructurada y científica de resolución de problemas.
Lo primero, a la hora de analizar un problema, es limpiar tu cabeza de cualquier tipo de solución, vencer la tentación de asociar inmediatamente una solución o una herramienta al problema que tienes delante. Has de centrarte al 100% en el problema y su entorno. A mí para eso me ayuda enormemente usar A3.
Hay una frase muy inteligente que vale tanto para los defensores acérrimos de una determinada herramienta tecnológica como para los detractores acérrimos de cualquier herramienta tecnológica.
“Si la única herramienta que conoces es un martillo, todos los problemas te parecerán clavos”
// Si no tienes ni idea de ninguna herramienta tecnológica todos los problemas se solucionan con paneles de Post Its (a veces incluso imposibles de mantener a mano)
// Si solo sabes M y DAX todos los problemas se solucionan con cuadros de mando en Power BI
// Si solo sabes VBA todo se arregla con un Excel o un Access
// Si solo sabes C# todo se arregla programando una aplicación
// Si solo sabes electrónica todo se soluciona con autómatas
…. Etc., ya pilláis el concepto de esta caricatura… Lo cierto es que todo lo anterior son solo herramientas, unas son martillos, otros destornilladores, otras quizá llaves inglesas… ninguna en sí misma es un fin y el uso de unas u otras depende tanto de la comprensión perfecta de cuál es el problema como de la comprensión perfecta de cuál es el entorno en el que se enmarca ese problema.
“Automatizar procesos absurdos solo te llevara a tener absurdo automático (y posiblemente muy caro)”. Hace un tiempo había por internet un video en el que un mando militar hablaba muy serio en primer plano, mientras, en segundo plano, un montón de soldados se pasaban cajas unos a otros haciendo una cadena de unos 100 metros desde el almacén hasta el camión. Lo cierto es que el absurdo era de proporciones épicas, no había ninguna razón para que el camión no estuviese en la puerta del almacén. En ese momento en el que me estaba riendo a carcajadas por la situación esperpéntica que estaba viendo, asomó la cabeza un buen amigo que es un autentico genio de la automática, se rió y dijo “que bobada, anda que no podían poner una cinta extensible motorizada y se ahorrarían toda esa cadena de soldados”. Ese es el efecto que muchas veces tiene la tecnología, hace que la gente salte a la solución tecnológica sin ni siquiera haber dedicado medio minuto a entender el problema y su entorno, aunque este sea tan evidente.
“Cuando analices un problema NUNCA lo hagas pensando en una solución de ningún tipo, solo céntrate en entender muy bien el problema, el entorno en el que se produce, en definir cuál es la situación a la que quieres llegar y cómo vas a saber si te vas acercando. SOLO cuando tengas una comprensión profunda del problema y su entorno, analiza sus causas raíz y aplica las contramedidas de tu caja de herramientas que mejor se adapten a lo que buscas y al entorno cultural de la empresa”
Os pongo un ejemplo de lo anterior en dos empresas con «ciertos problemas» para controlar el stock de referencias críticas para producir. En ambos casos el problema era el mismo, necesitaban dejar de parar la producción por quedarse sin alguna de las referencias que necesitaban para el montaje… Si es el mismo problema, ¿la solución fue la misma?… Pues NO, el entorno cultural de ambas empresas era radicalmente diferente.
1. Empresa 1: Entorno de gente con suficiente disciplina donde veíamos que seguramente con un buen estándar se solucionase el problema, ya que, si la gente lo entendía bien y participaba en su diseño lo iban a seguir (además el responsable de producción era una persona que no le importaba explicar las cosas 1000 veces para que se sigan, ya sabéis de ese tipo de persona «pertinaz como la sequía»). Lo que se hizo fue definir un stock mínimo de cada una de las referencias críticas y poner una bolsita zip en el interior de cada gaveta. La bolsita zip solo tenía una pegatina con la referencia y la cantidad a pedir, así que cuando el operario se le acababan las piezas de la gaveta y tenia que vaciar en la gaveta las piezas de la bolsita, ponía la bolsita en un panel pegada con un imán. El responsable de producción la cogía y se la daba a compras para que hiciese el pedido. Esta especie de Kanban de bolsitas Zip, con este estándar tan sencillo, hizo que no tuviesen más problemas de rotura de stock de piezas criticas
2. Empresa 2: Que además se da la casualidad de que está a escasos 5Km de la empresa 1. Mismo problema, pero entorno cultural en el taller radicalmente opuesto. Nadie iba a seguir un estándar, ningún mando iba a hacer nada por seguir su evolución y tampoco la estandarización era una prioridad de la gerencia. En estas condiciones, una solución como la de la empresa 1 hubiese muerto en unos pocos días (siendo muy generoso). Lo que tenía más sentido en este entorno era cambiar las etiquetas de recepción de mercancía por otras que además de ser imprimibles graban una referencia RFID. Todos los días al acabar la jornada un operario de logística se pasea 5 minutos por el almacén con un lector RFID de 2W registrando el stock de cada referencia. Esa lectura se vuelca automáticamente a la base de datos donde está en ERP y se comprara automáticamente con el punto de pedido de cada referencia registrada en el ERP generando necesidades de reaprovisionamiento que llegan al departamento de compras.
La solución implantada en la empresa 1 es muy barata, eficaz y ha hecho que todos aprendan muchísimo sobre el proceso y como mantenerlo bajo control. La solución implantada en la empresa 2 ronda los 7.000 euros entre lector, impresora, proyecto de integración con el ERP + a parte el coste de las etiquetas (unos 0,10 eur cada una), por lo que es cara e impide que la gente haya aprendido absolutamente nada sobre el proceso…
Bajo un punto de vista Lean, lo único que se ha hecho en la empresa 2 es tapar con tecnología el fracaso de sus líderes a la hora de generar a su alrededor una cultura de curiosidad que permita que su equipo experimente todos los beneficios que para ellos tendría la estandarización y la mejora continua. Bajo el mismo prisma, esta aplicación de la tecnología solo sería aceptable como medida de contención para proteger al cliente mientras genero esa cultura de estandarización y disciplina necesaria. Recuerda que el cliente te paga porque tengas sus piezas a tiempo y no te va a pagar más porque para conseguir tenerlas a tiempo tengas que gastar 7.000 euros en RFID.
Las herramientas tecnológicas son solo eso, herramientas que has de sumar a tu caja de conocimiento para aplicar en los casos en los que realmente aportan muchísimo a la comprensión, aprendizaje y mejora de los procesos. En los próximos artículos os pondré algunos ejemplos para que veáis implantaciones tecnológicas a las que se ha llegado tras una profunda comprensión del problema y eligiendo las herramientas tecnológicas precisas para ayudar al equipo a aprender más rápido y darle un vuelco descomunal al proceso en cuestión de días.
