Hace un tiempo estábamos revisando una dinámica de comunicación y mejora continua en un empresa que se quejaba de que, pese a que se habían implantado muchísimas acciones, no se apreciaba ninguna mejora de productividad real.

El sistema era un mítico y clásico sistema de pequeñas reuniones en cascada diarias con paneles por niveles (que cada consultora rebautiza con un nombre diferente para que parezca algo distinto) para detectar, comunicar, escalar y resolver problemas.

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.- Tenéis un sistema impecable desde un punto de vista organizativo pero tiene un problema funcional… que no funciona. Cuando digo no funciona quiero decir incluso “no funciona” entre comillas, porque en realidad funciona para dos de las tres cosas para lo que fue concebido cualquier sistema de este tipo.

En cuanto a mecanismo de comunicación a todos los niveles está funcionando perfectamente y en cuanto a sistema para evitar la degradación de los procesos de planta también está funcionando muy razonablemente bien (tengo por costumbre comprobarlo con lineas de tendencia de indicadores y son muy planas). El problema está en la tercera razón por la que se implanta un sistema de reuniones en cascada, la gestión de las acciones de mejora (cuando digo gestión me refiero a selección, priorización, control de ejecución y comprobación del impacto obtenido contra el esperado)

En la mayor parte de los casos este problema viene de la desconexión de los indicadores con los procesos que los provocan. Normalmente las empresas se centran por completo en el número y nada en los procesos que influyen en el número. El problema “funcional” es que tenéis mejora sin ningún foco. Sabéis exactamente qué es lo que queréis mejorar pero no habéis identificado cuales son los procesos que influyen en el indicador y por tanto no estáis dirigiendo vuestra gran actividad de mejora hacia esos procesos. Por decirlo de algun modo, estais generando una gran cantidad de ideas e implantando una gran cantidad de mejoras que no tienen impacto alguno sobre los procesos que influyen en el indicador, porque no os habeis planteado cuáles son esos procesos y como focalizar la enorme creatividad y ganas de participar de vuestra gente en esos procesos en concreto.

Vuestra dinámica está bien, no le pasa nada… ponedle un foco y todo cambiará. Ahora mismo no queremos cualquier mejora, queremos que toda nuestra gente esté usando su creatividad y sus ganas de participar para pensar mejoras “relacionadas con” los procesos que influyen en el objetivo.

Una dinámica de mejora comienza por tener un objetivo, o varios. Debajo de cada objetivo tienen que estar identificados los procesos que influyen en ese objetivo (créate un VSM aunque sea en una servilleta para identificarlos) y el indicador que vamos a usar para seguirlo. En estas condiciones si que puedes focalizar y canalizar la creatividad de tu equipo hacia la mejora de concretamente esos procesos y no otros que no tocan ahora.

No lo hagas al revés. No crees una dinámica de participación a partir de un indicador sin conexión con los procesos que lo provocan ni un objetivo porque te pasará lo mismo. Acabaras mejorando procesos que no tocan ahora ni tienen ningún impacto en tus objetivos